Hôm nay là một ngày may mắn của bạn vì tôi chuẩn bị tiết lộ cho bạn cách giúp nhóm của tôi hoàn thành nhiều việc hơn mà tốn ít thời gian hơn bởi việc ưu tiên đúng chỗ.
Chỉ cần bỏ ra vài phút để đọc bài viết này thực sự tiết kiệm cho bạn hàng ngàn giờ qua một thời gian dài. Vì vậy, ta bắt đầu nhé.
Các thành viên trong nhóm của tôi có một khối lượng lớn công việc phải giải quyết mỗi ngày làm việc. Đứng đầu trong số đó, hầu hết công việc của chúng tôi liên quan đến sáng tạo bởi chúng ta là nhà xuất bản nội dung.
Mặc dù có khối lượng lớn công việc cần giải quyết, nhóm chúng tôi vẫn luôn đảm bảo tính sáng tạo và làm việc hết mình hướng đến mục tiêu.
Chúng tôi có thể quản lý điều này như thế nào? Đó là phương pháp cái cân – một phương pháp hiệu quả mà tôi đã sáng tạo ra vài năm cách đây.
Làm thế nào để biết ưu tiên và làm việc nhanh hơn gấp 10 lần với Phương pháp cái cân?
Một trong những biên tập viên mới của chúng tôi đã đến gặp tôi và kể cho tôi rằng cô ấy đã phải chật vật như thế nào để theo kịp nhiều nhiệm vụ mà cô ấy cần giải quyết và những hạn chót mà cô ấy cần theo sát sao.
Cuối mỗi ngày, cô ấy cảm thấy cô ấy đã hoàn thành rất nhiều việc nhưng thường thất bại trong việc tìm ra những ý tưởng sáng tạo và xuất bản những bài viết thành công. Từ những gì cô ấy kể với tôi thì rõ ràng là cô ấy cảm thấy quá tải và ngày càng chán nản trước những thất bại trong việc đạt được mục tiêu của cô ấy mặc dù đã bỏ ra thêm nhiều giờ mỗi ngày.
Sau khi cô ấy lắng nghe lời khuyên của tôi – và tôi giới thiệu cho cô ấy phương pháp cái cân – cô ấy ngay lập tức trải nghiệm sự tăng lên nhanh chóng trong hiệu suất công việc, cụ thể như sau:
- Cô ấy có thể sản xuất ra gấp ba lần nhiều ý tưởng sáng tạo hơn cho các bài viết blog.
- Cô ấy có thể xuất bản tất cả các bài viết của cô ấy đúng hẹn.
- Và cô ấy có thể hoàn thành mọi công việc của cô ấy đúng giờ mỗi ngày mà không phải làm thêm giờ.
Bạn tò mò rằng cô ấy đã làm như thế nào phải không? Hãy đọc hướng dẫn từng bước một sau đây:
- Dành riêng ra 10 phút để lập kế hoạch
Khi cần xử lý tính hiệu quả của công việc, hãy trở nên sáng suốt lập kế hoạch trước khi hành động. Tuy nhiên đừng phức tạp quá trong việc lên kế hoạch vì bạn có thể rơi vào bẫy của nó và không bao giờ vượt xa khỏi bước đầu tiên.
Đề xuất của tôi là bạn nên dành một khoảng thời gian riêng cho việc lên kế hoạch – nhưng để nó ngắn thôi. Thời gian lý tưởng là từ 10-15 phút. Nó đủ để bạn suy nghĩ về kế hoạch của mình.
Sử dụng thời gian này để:
- Nhìn vào bức tranh lớn.
- Nghĩ về đích hiện tại và mục tiêu mà bạn cần hoặc muốn đạt được.
- Vạch ra tất cả các nhiệm vụ bạn cần làm.
- Điều chỉnh những nhiệm vụ của bạn phù hợp với mục tiêu của bạn
Đây là yếu tố cốt lõi làm nên tính hiệu quả của Phương pháp cái cân
Nó làm việc như thế này:
Nhìn vào tất cả các nhiệm vụ mà bạn đang làm, và xem xét mức độ quan trọng của mỗi nhiệm vụ. Theo một cách đặc trưng, đo lường mức độ quan trọng của một nhiệm vụ bằng chi phí và lợi ích của nó.
Với chi phí, tôi đang nói đến nỗ lực cần thiết cho mỗi nhiệm vụ (bao gồm thời gian, tiền bạc và các nguồn lực khác). Lợi ích là những gì mà nhiệm vụ đóng góp cho mục tiêu của bạn.
Để làm cho điều này dễ dàng hơn với bạn, tôi đã liệt kê 4 phương án bên dưới mà bạn có thể áp dụng để nhanh chóng và dễ dàng xác định được mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ.
Chi phí thấp + hiệu quả cao
Thực hiện những nhiệm vụ này đầu tiên bởi chúng là những nhiệm vụ đơn giản để hoàn thành, nó sẽ giúp bạn đến gần đích hơn.
Công việc kiểm duyệt các thiết kế cho một quyển tạp chí giới thiệu bán hàng là phù hợp với trường hợp này. Bạn có thể dễ dàng quyết định bạn thích thiết kế nào, nhưng quyết định duyệt của bạn sẽ giúp cho những sản phẩm trên tờ rơi và lợi ích theo sau đến với các khách hàng tiềm năng.
Chi phí cao + lợi ích lớn
Chia những nhiệm vụ chi phí cao thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Nói cách khác, có nghĩa là chia những nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ mà mất chưa tới 1 giờ để hoàn thành. Và sau đó định giá lại những nhiệm vụ nhỏ và đặt vào đúng mức độ ưu tiên của chúng.
Hãy tưởng tưởng bạn được yêu cầu viết một kế hoạch quảng bá cho một sản phẩm bột bổ sung protein không chứa sữa. Thay vì cố gắng viết liền một mạch bản kế hoạch, hãy cố gắng viết từng phần khác nhau tại từng thời điểm khác nhau ( ví dụ: dùng 30 phút viết phần giới thiệu, 1 giờ để viết phần chính và 30 phút để viết phần kết luận).
Chi phí thấp + Lợi ích thấp
Trường hợp này nên là ưu tiên ít nhất của bạn. Bạn nên giải quyết nhiệm vụ này trong 10-15 phút hoặc thực hiện những nhiệm vụ kiểu này giữa những nhiệm vụ có giá trị như sự tạm dừng hữu dụng.
Có những nhiệm vụ có thể cần thiết (ví dụ những nhiệm vụ hàng ngày như kiểm tra hộp thư) nhưng chúng không đóng góp nhiều cho việc đạt tới mục tiêu kì vọng của bạn. Hãy xếp chúng phía cuối danh sách ưu tiên của bạn.
Chi phí cao + Lợi ích thấp
Xem xét những nhiệm vụ này có thực sự cần thiết. Hãy suy nghĩ cách làm giảm chi phí nếu bạn quyết định rằng việc hoàn thành những nhiệm vụ này là bắt buộc.
Ví dụ phải chăng có một số công cụ hoặc hệ thống giúp tăng tốc độ làm việc? Trong trường hợp này, có thể bạn đang tìm thứ gì đó như kiểm tra và cập nhật bảng danh bạ bán hàng. Việc này có thể là một việc tỉ mỉ và tốn thời gian nếu không muốn có lỗi nào. Tuy nhiên, có nhiều ứng dụng giúp cho tiến trình này trở nên nhanh chóng và liền mạch.
Bây giờ hãy trở lại với người biên tập viên mà tôi nói đến lúc đầu, và xem danh sách công việc hàng ngày tiêu biểu của cô ấy.
Sau khi nghe lời khuyên của tôi, cô ấy đã chia những nhiệm vụ chi phí cao + lợi ích cao thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Những nhiệm vụ của cô ấy sau khi chia nhỏ, theo thứ tự ưu tiên như sau:
Còn về nhiệm vụ quảng bá bài viết đến các diễn đàn khác nhau, sau khi xem xét lợi ích của nó, chúng tôi quyết định là chỉ tập trung vào một diễn đàn hiệu quả nhất – bằng cách này có thể làm giảm chi phí thời gian liên quan một cách đáng kể.
- Mẹo: Gắn thời hạn hoàn thành cho các nhiệm vụ
Một khi bạn định giá được các nhiệm vụ của bạn, bạn sẽ biết được mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ. Ngay lập tức điều này sẽ giúp bạn thấy một bức tranh rõ ràng dễ hiểu về những nhiệm vụ sẽ giúp bạn đạt được nhiều hơn (trong trường hợp này là đạt được những mục tiêu của bạn). Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ không thể quyết định mức ưu tiên của mọi nhiệm vụ bởi vì sẽ có những thời hạn hoàn thành được đặt bởi một bộ phận bên ngoài như các quản lý và các đối tác bên ngoài.
Nên làm gì trong trường hợp này?
Tốt, tôi đề nghị bạn sau khi xem xét sự quan trọng và giá trị của các nhiệm vụ hiện tại, liệt kê danh sách với những thời hạn hoàn thành và điều chỉnh theo mức ưu tiên.
Hãy quay trở lại xem xét ví dụ về người biên tập viên.
Một số bài viết mà cô ấy đã chỉnh sửa cần được xuất bản vào những ngày cụ thể. Phương pháp cái cân cho phép điều này, và trong trường hợp này, danh sách nhiệm vụ đã điều chỉnh của cô ấy như sau:
Rất là vui khi các bạn có thể nhìn thấy đánh giá mức độ quan trọng của các nhiệm vụ dễ dàng như thế nào và làm thế nào để xếp chúng trong một danh sách ưu tiên.
Phương pháp cái cân là khác biệt so với tất cả biện pháp mà bạn đã từng làm
Bằng việc làm theo phương pháp cái cân, bạn sẽ bắt đầu ưu tiên đúng đắn về công việc của mình, và quan trọng nhất – thúc đẩy hiệu quả làm việc của bạn lên gấp 10 lần!
Và trong khi các phương pháp khác không giải thích được làm thế nào để quyết định được tính quan trọng của nhiệm vụ, phương pháp của tôi sẽ giúp bạn chia nhỏ từng nhiệm vụ của bạn thành hai phần: chi phí và lợi ích. Phương pháp của tôi cũng sẽ giúp bạn thực hiện các bước tiếp theo trên cơ sở tổ hợp chi phí và lợi ích khác nhau.
Hãy bắt tay vào luôn việc dùng 10 phút để đánh giá những nhiệm vụ hàng ngày của bạn và điều chỉnh chúng cho phù hợp với mục tiêu của bạn. Một khi bạn có những thông tin này, sẽ vô cùng dễ dàng để đặt nhiệm vụ của bạn vào danh sách ưu tiên. Việc còn lại của bạn chỉ là khởi động ngày làm việc tiếp theo với danh sách mới của bạn.
Tin tôi đi, một khi bạn bắt đầu sử dụng Phương pháp cái cân – bạn sẽ không bao giờ muốn quay lại các cách mà bạn đã từng làm.
Chú thích
Nguồn ảnh: Vector Stockvia vectorstock.com
Bùi Mỵ (theo lifehack.org)
