Trong công việc cũng như trong đời sống, chúng ta luôn mong muốn chúng ta sẽ làm việc thông minh hơn chứ không phải lúc nào chúng ta cũng làm việc chăm chỉ hơn. Khi làm việc thông minh, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tận hưởng cuộc sống này. Mong ước là vậy, nhưng đôi khi chúng ta không biết cách bắt đầu từ đâu để có thể làm việc thông minh được.
Bạn hiểu thế nào về làm việc thông minh hơn?
Định nghĩa về “làm việc thông minh” là khác nhau ở từng người. Nó phụ thuộc vào sứ mệnh của mỗi người và phụ thuộc vào định nghĩa về sự thành công của mỗi người. Một chuyên gia trong lĩnh vực phát triển bản thân cho rằng, làm việc thông minh bao gồm rất nhiều yếu tố. Có thể kể ra đây một vài yếu tố, đó là biết dựa vào thời gian và tiền bạc của người khác, có một nhận thức thật rõ ràng về những điều mình muốn. Khi có được sự tự nhận thức, nó sẽ cho phép chúng ta biết ưu tiên cho những gì chúng ta cần, chúng ta biết nhờ cậy sự giúp đỡ, chúng ta biết từ bỏ những gì không cần thiết, và chúng ta biết dựa trên những thế mạnh của chúng ta có một cách có chủ định. Nói cách khách, làm việc thông minh hơn có nghĩa là chúng ta xác định được những thế mạnh của chúng ta, từ đó xây dựng mạng lưới xung quanh chúng ta để phục vụ cho mục đích chính của chúng ta, đó là đạt được những mục tiêu của chúng ta một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể.
Đây là 6 cách giúp chúng ta làm việc hiệu thông minh hơn từ các chuyên gia được tạp chí Forbes giới thiệu.
1.Bạn cần quản lý tốt thời gian của mình
Jami Novak, một chuyên gia huấn luyện về quản lý thời gian chỉ ra rằng có rất ít người thật sự phân bổ thời gian cụ thể cho những công việc cụ thể của mình. Ông cho rằng chính danh sách công việc (to do list) sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, chính vì thế chúng ta cần phân loại, sắp xếp công việc và đánh giá độ ưu tiên tương ứng cho những công việc này. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải nhất định hoàn thành công việc đúng trong những khung thời gian mà bạn đã lên kế hoạch và bạn cũng đừng quá mất thời gian vào việc sắp xếp công việc của bạn. Một khi bạn quản lý tốt thời gian của mình, bạn nhận biết rõ ràng thời gian cần thiết cho những việc bạn làm, khi đó bạn sẽ thực sự làm chủ lịch làm việc của mình, điều đó có nghĩa là bạn đã làm việc thông minh hơn rồi đó.
2.Bạn cần có mục tiêu, mục đích và phạm vi của công việc
Mục tiêu, mục đích và phạm vi của công việc được xem là hệ thống định vị cho chúng ta, nó giúp ta bắt đầu công việc và hoàn thành công việc. Đó là quan điểm của Mitzi Weinman, ông là người sáng lập công ty TimeFinder và là tác giả của quyển sách “It’s AboutTime! Transforming Chaos into Calm, A to Z” (Cách chuyển từ hỗn loạn sang ổn định từ A đến Z). Chính những thứ này cũng giúp cho chúng ta dễ dàng kiểm soát được công việc mà chúng ta giao cho người khác để đảm bảo rằng mọi thứ đi đúng hướng. Để xác định mục tiêu, Weinman đưa ra một gợi ý rằng chúng ta cần phải hình dung được khi đã hoàn thành công việc thì mọi thứ sẽ như thế nào. Tiếp đến là mục đích, chúng ta cần thực sự biết được lý do của công việc mình làm. Vì sao chúng ta cần làm việc này, nó có ý nghĩa như thế nào đối với dự án, đối với sứ mệnh của bạn, sứ mệnh của công ty…Và cuối cùng là công việc của chúng ta cần có phạm vi rõ ràng, đó là cần có thời gian hoàn thành công việc, có những nguồn lực để thực hiện, cần có ngân sách như thế nào…
3.Phân bổ thời gian rõ ràng
Phân bổ thời gian rõ ràng là việc giải phóng đầu óc để chúng ta tập trung vào những việc có độ ưu tiên cao và để hoàn thành công việc đó, nó giúp cho chúng ta đạt được những kết quả như mong muống trong tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống. Đó chính là định nghĩa về phân bổ thời gian của Mike Vardy, ông là chuyên gia huấn luyện về năng suất làm việc và là người sáng lập công ty Productivityist. Phân bổ thời gian là cách tuyệt vời để chúng ta tránh được sự khó khăn khi đưa ra quyết định. Theo như Vardy, khi phân bổ thời gian rõ ràng cho từng tháng, từng tuần và từng ngày sẽ giúp bạn giảm bớt suy nghĩ về việc chúng ta sẽ làm gì tiếp theo vì chúng ta đã lên kế hoạch cụ thể và những việc chúng ta sẽ làm. Phân bổ thời gian rõ ràng cũng sẽ giúp chúng ta cân bằng được công việc và cuộc sống. Ví dụ như, chúng ta sẽ dành thời gian ngày thứ 7 là ngày cho bạn bè và ngày Chủ Nhật là ngày dành cho gia đình. Như vậy khi chúng ta có được sự phân bố thời gian rõ ràng với những độ ưu tiên khách nhau cho hàng tuần, hàng tháng chúng ta sẽ có được sự tự do là linh hoạt trong cuộc sống. Bạn có nghĩ đây là cách làm việc thông minh hơn?
4.Cần có chiến lược mới cho việc sử dụng email
Email là một tác nhân lớn gây giảm năng suất làm việc của chúng ta. Chúng ta thường làm nhiều việc cùng một lúc mà chúng ta không nhận ra vì những thông báo từ các thiết bị công nghệ mà chúng ta sử dụng hàng ngày, như là có email mới, có tin nhắn mới…Dễ dàng nhận thấy rằng, khi chúng ta có email mới, chúng ta sẽ xem nó mà không cần suy nghĩ. Chính lúc này, chúng ta sẽ dừng công việc chúng ta đang làm lại để đọc email. Rồi chúng ta lại mất thời gian cho việc có nên trả lời email này ngay hay là để trả lời sau. Rồi bạn quay lại công việc mà bạn đang làm, thế là bạn quên là bạn làm tới đâu. Với cách làm việc này, chúng ta sẽ cảm thấy là chúng ta đang làm việc rất chăm chỉ vì luôn luôn bận rộn. Nhưng năng suất làm việc của chúng ta là cực kỳ thấp vì chúng ta luôn chuyển từ việc này sang việc khác, nó còn làm giảm sự tập trung của bạn nữa. Theo chuyên gia Vardy, bạn cần có chiến lược mới cho việc sử dụng email. Bạn chỉ cần kiểm tra email một vài lần trong ngày tại những thời điểm nhất định. Bạn đọc email, bạn trả lời email, bạn sắp xếp email để trả lời vào những thời điểm đã lên kế hoạch trước.
5.Đừng bao giờ bắt đầu từ con số 0
Chuyên gia Novak khuyên chúng ta “đừng bao giờ đi phát minh lại chiếc bánh xe…bắt đầu từ con số 0 sẽ lãng phí rất nhiều thời gian của chúng ta”. Thay vào đó chúng ta cần sử dụng lại những bài học kinh nghiệm, các mẫu dự án…đã thành công trong quá khứ, nó có thể là của bạn hoặc của đồng nghiệp. Bằng cách này, chúng ta sẽ tận dụng được những nguồn lực có sẵn để chúng ta đạt được mục tiêu của chúng ta một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất có thể.
6.Ghi lại lời nhắn cho chính mình
Việc bị gián đoạn khi làm việc là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, trước khi bạn ngừng công việc đang dở dang này để làm một việc khác, bạn cần ghi lại lời nhắn cho chính bạn. Lời nhắn đó sẽ nhắc bạn đã ngừng công việc ở chỗ nào, và bạn sẽ bắt đầu công việc tiếp theo như thế nào. Có như vậy khi bạn quay lại công việc này, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Huỳnh Hữu Tài (Theo Forbes.com)
