Bạn không biết cách tổ chức một kế hoạch như thế nào? Với một vài lời khuyên và thủ thuật dễ vận dụng, bạn có thể làm đúng như danh sách việc cần làm và duy trì năng lượng xuyên suốt cả ngày.
Bắt đầu mọi việc vào tối hôm trước
Vào mỗi tối, bạn hãy lên kế hoạch những việc quan trọng cần làm vào ngày hôm sau. Cho dù bạn viết trên giấy hay một ứng dụng nào đó, hãy viết ra những suy nghĩ của bạn để bạn có thể ghi nhớ và chắc rằng là mình sẽ không quên nó vào ngày mai.
Phân chia những nhiệm vụ lớn
Khi bạn cảm thấy một công việc quá lớn để giải quyết, bạn rất dễ trì hoãn nó. Hãy cài đặt thời gian trong điện thoại bạn khoảng 15 phút và làm công việc đó hết sức tập trung trong thời gian đó. Sau đó đứng dậy, đi lòng vòng vận động tay chân rồi quay lại công việc. Chia nhỏ việc thực hiện công việc lớn như vậy sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả mà không cảm thấy quá tải.
“Dọn dẹp” sạch sẽ tâm trí bạn
Thỉnh thoảng tâm trí của bạn sẽ đầy ắp các ý tưởng, danh sách, nhiệm vụ, dự án và những điều lặt vặt khác phải ghi nhớ vì vậy nó không thể tập trung được. Hãy ngồi xuống và dành ra 30 phút để viết tất cả mọi thứ trong đầu bạn thành một danh sách khổng lồ. Sau đó, bạn có thể bắt đầu chia nhỏ công việc của bạn và phân bổ thời gian phù hợp. Một khi bạn đã quên những gì trong đầu thì bạn cũng có thể làm những nhiệm vụ khẩn cấp một cách nhanh nhất.
Ưu tiên
Học cách ưu tiên như thế nào rất là quan trọng trong việc lên kế hoạch. Bạn hãy sắp xếp các công việc trong danh sách làm việc của bạn theo thứ tự từ quan trọng nhất cho đến ít quan trọng nhất, và làm chúng theo thứ tự mà bạn đã sắp xếp. Khi có hai việc đều quan trọng như nhau thì hãy đưa ra quyết định và bắt đầu – sử dụng phương pháp hẹn giờ để chia nhỏ danh sách của bạn.
Phân bổ các công việc trên một tấm lịch
Điều này rất hữu ích để kiểm tra các kế hoạch công việc của bạn với thời gian biểu. Hãy lên kế hoạch công việc của bạn vào nhật ký hoặc lịch trực tuyến vì như vậy bạn có thể hình dung được công việc trong ngày của mình như thế nào. Thêm các công việc cần làm lại vào những khoảng thời gian hoặc các ngày cụ thể, chúng sẽ thành thói quen và bạn sẽ luôn biết được lịch trình của mình như thế nào.
Thiền
Thiền là công cụ tuyệt vời cho tăng năng suất làm việc của bạn. Khi bạn luôn chú ý và tâp trung thì năng suất sẽ tốt hơn rất nhiều. Sử dụng các công cụ như Headspace hoặc các trình tự thiền trên YouTube để dành ra vài phút thư giãn tâm trí – bạn sẽ gặt hái được thành quả khi tâm trí của bạn được thư giãn.
Ủy nhiệm
Đừng làm hết tất cả mọi thứ, hãy thuê ngoài hoặc ủy nhiệm cho người khác những công việc mà không phải là thế mạnh của bạn, và hãy chia nhỏ những việc mà bạn làm giỏi.
Sử dụng công nghệ vào công việc của bạn
Các ứng dụng như Zapier và IFTT.com là những công cụ tuyệt vời để giúp cho quy trình làm việc của bạn được thuận lợi hơn. Sắp xếp các nhiệm vụ công việc sẽ giúp tối đa hóa thời gian của bạn, ví dụ như tự động đăng các bài đăng ở blog thông qua việc kết nối mạng và đánh dấu các trang web, trả lời tự động…Có rất nhiều chức năng khác và luôn được nâng cao.
Rời xa các tiếng ồn
Đi ra khỏi email và các phương tiện truyền thông xã hội trong một khoảng thời gian để tránh làm phiền nhiễu. Việc tiếp cận thường xuyên sẽ làm giảm độ tập trung, vì vậy hãy tự hứa với bản thân là dành khoảng thời gian chỉ để hoàn thành công việc của mình.
Có kỷ luật
Để duy trì công việc thì luôn yêu cầu một số kỷ luật. Tự mình lên kế hoạch cho công việc, có thời gian biểu nghỉ ngơi, hãy tự thưởng cho mình những giờ nghỉ, và chia nhỏ những công việc mà mình không thích, tốt hơn là bạn có thể ủy nhiệm cho người khác.
Làm những điều bạn ghét đầu tiên
Nếu bạn đã trì hoãn một số việc trong một thời gian, để giải quyết tận gốc sự trì hoãn này thì bạn hãy làm những việc mà bạn ít thích đầu tiên. Bắt đầu một ngày với những khó khăn, thì bạn sẽ luôn mong đợi những công việc mà bạn yêu thích.
Rời xa khỏi hộp thư của bạn
Email cũng chiếm một khoảng thời gian trong năng suất làm việc. Hãy sử dụng Awayfind để thiết lập thông báo cho các email quan trọng, và lên lịch kiểm tra email một hoặc hai lần trong ngày. Nên tạo một thư mục cho các email không khẩn cấp để trả lời sau, và đặt các thư mục này vào khoảng thời gian trống trong lịch của bạn để kiểm tra khoảng 2 lần một tuần, tránh bị trôi đi bởi các hội thoại khác.
Sử dụng công nghệ để lên kế hoạch
Có rất nhiều các ứng dụng giúp lên kế hoạch dự án và tạo danh sách công việc cần làm ở trên thị trường, vì vậy hãy tìm một ứng dụng phù hợp với bạn. Azendoo là một ứng dụng giúp quản lý rất dễ sử dụng, được kết nối với Evernote để kế hoạch các công việc cũng như thông tin của bạn, và nó cũng dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ để sắp xếp lại và ưu tiên theo cách rất dễ nhìn.
Thiết lập thời gian biểu linh hoạt
Sử dụng thời gian biểu và danh sách công việc của bạn theo như hướng dẫn, nhưng hãy linh hoạt hơn khi công việc thay đổi hoặc bạn gặp phải trường hợp không theo ý muốn. Hãy chuẩn bị để có thể sắp xếp lại danh sách của bạn tùy thuộc vào các yêu cầu khác, nhưng hãy luôn giữ kỷ luật để đảm bảo công việc được hoàn thành.
Thảo (theo Lifehack.org)
